自治会名簿を作るときの注意事項（個人情報保護法の改正に伴う対応について）

平成27年9月に個人情報保護法が改正され、平成29年5月30日に全面施行されました。改正前は5,000人分以下の個人情報を取り扱う事業者は法の対象外とされていましたが、改正後は全ての事業者（自治会、町内会等も含む）に個人情報保護法が適用されます。
個人情報を適正に管理し利用していただくために、今後注意すべき点をまとめました。

個人情報を集める、保管するときのルール

利用目的の特定

• ルール
  個人情報の利用目的をあらかじめ特定する。
• 会員名簿を作成して配布する場合
  個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定しなければならないため、自治会活動などを考慮し個人情報の利用目的を特定します。
  決められた利用目的は、総会や組回覧で自治会員に公表・周知して下さい。
  （例）「皆さんから収集した個人情報は、会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員に配布し、自治会の運営に必要な業務を行う目的の範囲内で利用させていただきます。また、沼津市や連合自治会等の組織に対し委員等の推薦のため、個人情報を提供する場合も利用目的に含みます。」

利用目的の通知・公表

• ルール
  本人から書面で個人情報を取得する場合には本人に対して利用目的を明示する。
• 会員名簿を作成して配布する場合
  個人情報を集める際に配布する用紙に、上記の利用目的を記載する必要があります。

安全管理措置

• ルール
  集めた個人情報の漏えい防止のために、適切な措置を講じる。
• 会員名簿を作成して配布する場合
  自治会や同窓会の事務局において盗難・紛失等のないよう適切に管理する必要があります。また、名簿の配布先の会員に対して、盗難や紛失、転売したりしないように注意を呼びかけることも重要です。

保有する個人情報の訂正等

• ルール
  集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に、訂正するための手続の方法等を本人の知り得る状態におき、請求に応じて訂正する。
• 会員名簿を作成して配布する場合
  ステップ【2】で配布する書面に訂正等に関する問合せ先等を記載し、本人から内容の訂正を求められたら、適切に対応する必要があります。

個人情報を第三者に提供するときのルール

• ルール
  本人以外の者に個人情報を提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。ただし、例えば、以下のような場合は、同意を得なくても提供できる。
  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、財産を守る場合
  • 委託先に提供する場合
• 会員名簿を作成して配布する場合
  「名簿に掲載される会員に対して配布するため」と伝えた上で任意で個人情報を提出してもらえば、同意を得たこととなります。
  また、以下の場合は同意を得なくても、会員以外に名簿を提供できます。
  • 警察からの照会
  • 災害発生時の安否確認
  • 会員名簿の印刷を業者に委託する場合で、印刷業者に名簿を提供する場合

• ルール
  提供先などを記録し一定期間保管する。
• 会員名簿を作成して配布する場合
  名簿に配布先の会員名等が記載されているため、名簿そのものを一定期間保管する必要があります。

• ルール
  個人情報を委託先に提供する場合には、適切な監督を行う。
• 会員名簿を作成して配布する場合
  名簿の印刷を業者に委託する場合、委託先をしっかりと選定し、個人情報の適切な管理を実施することについて確認する必要があります。
  （委託先への確認方法の例）
  情報の持ち出し禁止、委託された業務以外の利用禁止のほか、返却や廃棄の事項等を記載した書面を渡す。
  また、個人情報が適切に取り扱われているか委託先の状況を口頭等で確認することも大切です。

個人情報保護法に関するQ&A

個人情報とは？

生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものを指します。氏名だけでなく、住所や電話番号、自治会や同窓会における役職等も、氏名と紐づけて管理している場合には個人情報になります。

すでに配布した会員名簿はどのように取り扱えばよいか？

会の中で認識されている「利用目的」の範囲内で取り扱うのであれば、特段何か行う必要はありませんが、盗難・紛失等のないよう、適切に管理するようにして下さい。

新たに会員名簿を作成・配布する場合、変更点のない会員は、以前取得した情報をそのまま利用することになるが、その場合どのように取り扱えばよいか？

以前に会員名簿を作成する際、その会員に対して、「利用目的」を伝え、「第三者提供」について同意を得ていると思われますので、その場合は改めて何か行う必要はありません。

会全体の名簿以外でも地域やブロック毎の連絡網を作成・配布する場合、どうすればよいか？

名簿を作成・配布する場合とルールは変わりません。「連絡網を作成し、記載されている者に配布する」という利用目的を定め、その利用目的や問合せ先を書面等で関係者に伝え、作成した連絡網は安全に管理するといったことが必要です。