新型コロナウイルス感染症の拡大防止に配慮した自治会活動についてのお願い

地域の皆様が主体となって取り組む自治会活動は、住民相互の親睦を深めるだけでなく、防災、防犯、環境美化など、住みよい地域づくりに向けて、大変重要な役割を担っています。
一方で、地域の内外から不特定多数の参加が見込まれるイベントや飲食を伴う行事など、活動の内容によっては、その実施にあたり十分な配慮を行う必要があります。

自治会活動における感染症対策について

活動にあたっては、「新しい生活様式」や「静岡県新型コロナウイルス警戒レベル」などを参考に開催の可否を検討し、開催する場合は適切な感染症対策を心がけてください。
また、参加者一人ひとりに求められる感染症対策や留意点を周知すること、感染への不安を感じる方がいる状況を考慮し、会員一律の参加を求めないことなどへの配慮も大切です。

• 【厚生労働省ホームページ】厚生労働省「新しい生活様式」の実践例（外部リンク）
• 静岡県「6段階警戒レベル別の行動制限」について

• こまめな手洗い・手指の消毒
• マスクの着用（ただし、熱中症などに注意）
• 参加前の検温
• 体調不良（息苦しさや倦怠感、味覚・嗅覚異常、咳・咽頭痛などの症状）の方は参加を控える
• 参加者の連絡先等の把握（名簿を作成する際は個人情報の取り扱いに注意）
  ※厚生労働省の提供する接触確認アプリ（COCOA）の活用を呼びかける
• 多くの人が触れる場所（机、椅子、手すり、ドアノブなど）の消毒
• こまめな換気（目安：30分に1回、5分以上、2方向の窓を全開）
• 身体的距離の確保（特に互いに手の届く距離での会話や発声は控える）
• 入退場時、待合時等における密集の回避

定期総会について

総会の開催については、自治会の法的性格により対応が変わる場合があります。

地方自治法第260条の13の規定により、通常総会は年に1回必ず開催しなければならないため、開催そのものを中止や省略することはできません。
このような状況に対応するため、自治会員が賛否を表明した書面により決議する方法（書面会議）も考えられます。
書面会議を検討される場合は、下記【書面により決議する方法】を参考にしてください。

法律上の規定はありません。総会の開催に関する規約や会則に則りつつ、会員の間で柔軟な対応について協議・検討していただくようお願いします。

書面で会員の方に賛否を表明してもらい、この意思表示の数によって決議を行い会議の代替とする方法です。

• 書面表決による総会開催のお知らせ、議案書、書面表決書を会員に配布する
• 期限を定めて、会員の方から書面表決書を提出してもらう
• 書面表決書を集計する
  ※なお、会員全員が書面表決した場合でも、議長（1名）、議事録署名人（2名）の最低3名で集計する必要があります
  ※賛成・反対のどちらが多いかだけでなく、提出数が定足数に達しているかも確認してください
• 回覧などにより表決結果を会員の方にお知らせする
  
  
  • 【作成例】書面表決（通知文）（Word：31KB）
  • 【作成例】書面表決（表決書）（Word：29KB）
  • 【作成例】書面表決（結果報告）（Word：37KB）
  • 【作成例】書面表決（議事録）（Word：33KB）
  ※あくまで作成例ですので、必ずしもこの書式で作成する必要はありません。

市から自治会への回覧文書について

市から依頼する回覧文書については、情報伝達手段としての必要性と感染症対策とのバランスに配慮しながら削減に努めています。
仕分け、配布の際は「三つの密」を避けての作業にご協力をお願いします。